Saber cómo recibir a un nuevo paciente en tu clínica es de gran importancia para la relación que comienza. Como se suele decir, no hay dos oportunidades para crear una buena primera impresión. Es el momento de hacer que la persona se sienta bienvenida, confiada y segura. Todo ello en un ambiente profesional y cordial. De esta forma la relación que se inicia empezará con buen pie y se irá fortaleciendo con cada nueva visita.
Cómo se debe comportar el personal al recibir a un nuevo paciente en tu clínica
Hay que recordar que el paciente es al mismo tiempo cliente; será su decisión seguir siéndolo o no tras esa primera visita. Por ello hay que presentarse de manera profesional y segura. Y en todo momento el personal deberá evitar dos errores que se dan en ocasiones;
- Evita un exceso de afán por agradar que se perciba como poco natural y/o como obsesión por la venta.
- Evita un tono autoritario y de superioridad intelectual o de conocimiento.
Es importante que quien reciba al paciente le salude con simpatía y profesionalidad, en un tono cordial y natural, pero sin un exceso de confianza. Es aconsejable llamarle por su nombre y rellenar su ficha de paciente realizando preguntas cortas, claras y de sencilla respuesta.
Una vez abierta su ficha y teniendo claro qué precisa el siguiente paso será explicarle con un lenguaje fluido y comprensible el tratamiento que va a recibir. Si tiene dudas, debes esforzarte en aclararlas de forma que las entienda, sin apelar a un exceso de términos científicos o propios de la profesión.
Al recibir a un nuevo paciente en tu clínica debes mostrar que está en un lugar profesional y de confianza. Es aconsejable que la conversación sea discreta, a ser posible no audible por otros pacientes. También debes demostrar que tu clínica es un lugar fiable y confiable a nivel económico. Por ello es de gran importancia ofrecer los presupuestos por escrito, siempre de modo detallado, con las formas de pago establecidas con claridad y precisión y debidamente sellados.
La importancia de la sala de espera al recibir a un nuevo paciente en tu clínica
Puedes dirigir al paciente directamente al box o lugar de tratamiento o dejarle en primer lugar en la sala de espera. En cualquiera de los casos es importante que no vea corrillos del personal ni pueda escuchar conversaciones de carácter privado entre ellos. En caso de que la cita sea para otro día concértala a la mayor brevedad posible y dale un recordatorio escrito con la fecha y hora para que no lo olvide.
En cuanto a la sala de espera, lo primordial es que sea un lugar cómodo, con una temperatura adecuada, una luz agradable y, si es posible, al que no lleguen las conversaciones y sonidos de herramientas de los boxes. De esta manera el nuevo paciente permanecerá relajado y tranquilo, con menos miedo al tratamiento al que se someterá. El que pueda disponer de agua y lectura variada siempre es un plus.
En la actualidad es común que los pacientes utilicen la red WIFI de la clínica en su tiempo de espera. Al recibir a un nuevo paciente en tu clínica y acompañarle a la sala de espera puedes proporcionarle la clave para tener acceso a internet desde su dispositivo móvil. También puedes indicarle en ese instante dónde está el aseo por si precisa usarlo y mencionarle que un miembro del personal acudirá en breve para acompañarle a la sala de tratamiento.
Cuando llegue el momento de recibir su tratamiento, un miembro del personal debe acompañar al nuevo paciente desde la sala de espera a la de tratamiento.
Cómo comportarse durante el tratamiento a un nuevo paciente
Cuando llegue el momento de tratar a tu nuevo paciente, procura transmitirle confianza y evitar el miedo al tratamiento, tan habitual en muchas personas. Preséntate si no fuiste tú quien le recibió o deja que se presente la persona que le atenderá . Muéstrate profesional pero cercano, con empatía hacia su estado, y ayúdale a calmarse si notas que lo precisa.
Durante el tratamiento puedes preguntarle si se encuentra bien. Es interesante que sienta que no estás realizando un trabajo rutinario. También es importante que no interrumpas el tratamiento, siempre que sea posible, para atender otras cuestiones.
A la hora de despedirte, es interesante que dejes la puerta abierta a nuevas visitas programadas o a consultas de urgencias. Si dispones de un folleto sobre los servicios de tu clínica es el momento adecuado de proporcionárselo.
Otros aspectos importantes para recibir a un nuevo paciente en tu clínica
Cuando debes recibir a un nuevo paciente en tu clínica, tan importante es el trato como la impresión que se lleve del lugar. Es primordial la limpieza de la clínica en todos sus puntos; recepción, sala de espera y sala de tratamientos, así como en los uniformes del personal.
Igualmente es interesante que pongas a su disposición un folleto corporativo con información sobre tratamientos y precios. Y también que le proporciones una tarjeta o sistema similar para anotar sus nuevas citas y que no las olvide.
Estas son algunas cuestiones básicas pero de gran importancia para recibir a un nuevo paciente en tu clínica. De este modo lograrás que se sienta confiado y perciba la seriedad y profesionalidad de tu negocio. De su primera experiencia en tu clínica dependerá que se convierta en un paciente/cliente fiel.