La gestión de clínicas dentales es un concepto complejo que abarca diversos aspectos, todos ellos importantes para la satisfacción de los pacientes y, consecuentemente, para el éxito del negocio. A menudo, sucede que grandes profesionales descuidan elementos de gestión que, con un poco de atención, podrían propiciar mejoras sustanciales.
A continuación abordamos los aspectos más relevantes para la buena gestión de clínicas dentales y poder potenciar tu negocio:
La experiencia del cliente
Sin duda, todos los elementos clave en la gestión de clínicas dentales giran en torno a este punto: proporcionar una experiencia satisfactoria a tus pacientes. Los demás aspectos deben siempre supeditarse a este objetivo final. Los pacientes son la razón de ser de una clínica y el elemento imprescindible para su supervivencia y éxito.
Como sabes, una de las mayores vías de adquisición de clientes en este ámbito es la recomendación personal. Antes de acudir por primera vez a un dentista, es habitual pedir consejo a familiares o amigos sobré qué clínicas o profesionales son más recomendables. Cualquier opinión negativa puede afectar gravemente a la reputación de un negocio y, por tanto, a sus posibilidades de supervivencia futura.
Este elemento no ha dejado de ganar importancia en los últimos años, especialmente por el gran desarrollo de las herramientas que facilitan la difusión de opiniones online, en particular las redes sociales. Cualquier comentario en una página de Facebook, un tuit o una opinión en un foro puede tener muchísima trascendencia para tu negocio. No olvides que la información digital circula a velocidades de vértigo y puede alcanzar a un gran número de personas en poco tiempo.
Por tanto, todos los aspectos que señalamos a continuación deben enmarcarse en el ámbito de este objetivo global de proporcionar la mejor experiencia posible a nuestros pacientes.
Cuidar el primer contacto
La primera toma de contacto del paciente con la clínica puede condicionar en buena medida su percepción de tu negocio. Por ello debes prestar la máxima atención a estos aspectos:
- La atención telefónica debe ser impecable, cuidando los tiempos de espera, el tono de voz, el suministro de información clara y adecuada, etc. Una atención deficiente puede hacerte perder un potencial cliente.
- Debes cuidar la información de tu clínica que aparece en internet. En el caso de muchas personas, lo primero que conocerán de tu consulta es aquello que aparezca con una simple búsqueda en Google. Por tanto, es importante que dispongas de una página web clara y atractiva y que tengas en cuenta las posibles opiniones que aparezcan en otras páginas. Contestar a comentarios negativos con respuestas útiles y conciliadoras puede ayudarte a reducir su impacto en tu negocio.
Cuidar el entorno: un espacio clínico agradable
Proporcionar un entorno agradable a los pacientes es un elemento clave para la buena gestión de clínicas dentales. En este sentido, no debes descuidar ninguna de las dependencias de la consulta: tanto la recepción, como la sala de espera y salas de tratamiento son importantes para una buena experiencia del cliente. De este modo:
- Las condiciones de luz, temperatura y ruido deben cuidarse para lograr un ambiente acogedor y que proporcione tranquilidad a los pacientes. Por poner un ejemplo, disponer de una sala de espera mal aislada acústicamente (donde se escuchen los ruidos del instrumental) puede resultar muy desagradable para la mayoría de pacientes.
- El mobiliario debe ser funcional y encontrarse en un estado de conservación impecable. Un armario deteriorado o una silla desgastada transmitirían una mala imagen de la clínica.
- Con mayor razón, el equipo dental debe ser cómodo, moderno y encontrarse en óptimas condiciones de conservación y funcionamiento.
- Debe evitarse al máximo la presencia de olores desagradables en la clínica. Las sensaciones olfativas influyen en gran medida en una buena o mala experiencia del paciente en la consulta.
La información, un elemento clave en la satisfacción del paciente
Las visitas al dentista pueden visualizarse por muchos pacientes como una situación de vulnerabilidad que puede minimizarse con una adecuada información. El paciente debe conocer los detalles del tratamiento y sentir la confianza necesaria para resolver cualquier duda que pudiera surgirle.
En muchas ocasiones, el simple desconocimiento genera situaciones de ansiedad o estrés que podrían evitarse fácilmente con una adecuada información.
Despedida y seguimiento de los pacientes
Sin duda, para la gestión de clínicas dentales, es tan importante el primer contacto como la adecuada despedida del paciente. El trámite de asignación de la próxima cita es un buen momento para interesarse por su opinión y ofrecerle algún último consejo o recordatorio.
Una buena gestión de clínicas dentales debe contemplar y definir claramente un adecuado protocolo de seguimiento de los pacientes por vía telefónica o a través de email. El envío de un mensaje recordatorio de la próxima cita es solo uno de los aspectos que debe establecer este protocolo.
El plan de negocio de la clínica dental
Contar con un buen plan de empresa para tu clínica dental debería ser un aspecto a tener en cuenta para una buena gestión del negocio. En muchas ocasiones, este documento suele despacharse como un simple trámite, sin prestarle la debida atención.
Sin embargo, disponer de un buen plan de negocio de tu clínica dental puede ser un elemento clave para la buena marcha de la consulta. Aspectos como el análisis de la competencia, la ubicación, la definición de clientes potenciales, el estudio de costes y la estimación de ventas deben estudiarse con atención para facilitar el éxito empresarial de la clínica.
En consecuencia, el plan de empresa de la clínica debe ser un documento vivo, al que volver con regularidad para controlar desajustes o replantear estimaciones incorrectas.
Conclusión
En definitiva, como hemos visto, una buena gestión de clínicas dentales requiere tener en cuenta múltiples aspectos más allá de la práctica odontológica en sentido estricto. En todo caso, no debes olvidar que todo ello debe enmarcarse en una estrategia global de proporcionar la mejor experiencia posible a tus pacientes. Sin duda alguna, de ello depende, en gran medida, el éxito de una clínica dental en un mundo tan competitivo como el actual.